Wie Sie mit Scrum Ihre Meetings optimieren können

Mit Scum Ihre Meetings optimieren
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Das Dilemma: Meeting ohne Ergebnis

Wenn sich vier Personen für ein ein-stündiges Meeting treffen, dann investieren sie insgesamt einen halben Arbeitstag. Oft sind sich die Teilnehmenden danach zumindest in einer Sache einig:

  1. Wir haben zu wenig über die eigentliche Sache gesprochen
  2. Die Besprechung hat zu lange gedauert
  3. Von dem Besprochenen wird eh nicht alles umgesetzt

Durchschnittlich verbringen Büroangestellte in Deutschland circa fünf Wochen, d.h. nahezu ein Achtel ihrer Arbeitszeit pro Jahr in für sie irrelevanten oder nicht effektiven Meetings[1]. Ziemlich ernüchternder Output im Vergleich zum zeitlichen Input. Wie schafft man es nun, die Meetingstruktur so zu gestalten, dass sie effizient ist und einen tatsächlichen Mehrwert bringt?

Eine Lösung können Meetings auf Basis des Scrum Frameworks sein. Scrum ist ein Framework, welches besonders in der Strukturierung agiler Projekte zum Tragen kommt. In Scrum wird in sogenannten Sprints gearbeitet. Das bedeutet, dass bis zum finalen Projektergebnis mehrere Runden durchlaufen werden – mit dem Ziel in regelmäßigen Abständen das Feedback des Kunden zu Teilergebnissen einzuholen. Ein Sprint folgt dabei immer demselben Ablauf und wird durch vier verschiedene Scrum Meetings gesteuert:

  • Sprint Planning
  • Daily Scrum
  • Sprint Review
  • Sprint Retrospektive

Inspiration Sprint Planning

Das Sprint Planning ist das erste Scrum Meeting eines Sprints. Ziel ist es festzulegen, welche Aufgaben im vordefinierten Zeitraum zu erledigen sind. Aus allen Themen, die am Ende des Projekts fertig sein müssen (=Product Backlog), werden diejenigen mit der höchsten Priorität ausgewählt. Jede gewählte Anforderung wird vom Team in Teilaktivitäten unterteilt. Traut sich das Team zu diese innerhalb des Sprints umzusetzen, wird die Anforderung inklusive der Teilaufgaben in den Sprint Backlog aufgenommen. Sukzessive entsteht so der Sprint Plan.

  • Für Ihre Planungsmeetings heißt es im ersten Schritt den genauen Zeitraum zu definieren, den Sie planen wollen. Schritt für Schritt, beginnend mit den am höchsten priorisierten, wählen Sie Aufgaben für den gewählten Zeitraum aus. So werden die wichtigsten Themen zuerst abgearbeitet. Gleichzeitig stellt ihr Team sicher, dass nur so viele Arbeitspakete eingeplant werden, wie kapazitativ umgesetzt werden können. Durch das gemeinsame Planen und Visualisieren der Arbeitspakete gehen alle Teilnehmenden mit einem einheitlichen Verständnis über die anstehenden Ziele und Aufgaben raus.

Inspiration Daily Scrum

Das Daily Scrum ist ein tägliches Scrum Meeting, in dem sich das Team synchronisiert. Das Daily dauert nicht länger als 15 Minuten und sollte immer zur selben Uhrzeit und im selben Raum stattfinden. In dem kurzen Meeting sollte jede/r Teilnehmer:in ein kurzes Update zu folgenden Fragen abgeben:

  • Was habe ich seit dem letzten Daily Standup erreicht?
  • Was werde ich heute erreichen?
  • Erwarte ich Hindernisse, die mich bei der Bearbeitung hindern?

Ziel ist es die Transparenz über den Projektfortschritt zu fördern und deutlich zu machen wo jeder gerade steht. Besonders die letzte Frage hilft dabei, mögliche Hindernisse frühzeitig anzusprechen. Die Ursachenforschung bei Problemen oder die Lösungsfindung sind nicht Teil des Dailys. Die Personen, die zu einer Problemlösung beitragen können, finden sich danach in einer separaten Besprechung zusammen. Das macht dieses Scrum Meeting sehr effizient.

  • Ein regelmäßiges Updatemeeting einzuplanen, hilft Ihnen kritische Themen schnell zu eskalieren. Es sorgt für Transparenz im Team und hat den Vorteil, dass kritische Themen nur mit Personen besprochen werden, die das direkt betrifft. Je nach Bereich kann ein wöchentliches Meeting anstatt eines täglichen Meetings zielführender sein.

Inspiration Sprint Review

Das Sprint Review ist elementarer Bestandteil des agilen Arbeitens, in welchem das Feedback des Kunden Teilergebnis eingeholt wird. Dieses Scrum Meeting findet am Ende einer Sprintrunde statt und hat zum Ziel zu überprüfen, ob sich das Projekt in die richtige Richtung entwickelt. Der Fokus liegt darauf die Ergebnisse aus dem letzten Sprint vorzustellen und mit den wichtigsten Stakeholdern zu diskutieren. Bei Bedarf können in diesem Meeting Meilensteine angepasst oder ergänzt werden.

  • Führen Sie Meetings durch, um den Gesamtfortschritt zu evaluieren und Abweichungen früh zu erkennen. Überlegen Sie externe Teilnehmende zu Meetings einzuladen, um den Meetingteilnehmenden andere Perspektiven zu eröffnen.

Inspiration Sprint Retrospektive

Im letzten Scrum Meeting des Sprints, der Retrospektive, blickt das Team gemeinsam auf den Sprint zurück und analysiert seine Zusammenarbeit. Ziel ist es Ansatzpunkte zu finden, die die Teamarbeit effizienter und produktiver machen. Zu jedem Vorschlag werden konkrete Verbesserungsmaßnahmen formuliert, die das Team im nächsten Sprint umsetzen kann.

  • Richten Sie Meetings ein, die sich bewusst auf die Reflexion der Zusammenarbeit inklusive konkreter Maßnahmen konzentrieren. Dieses Vorgehen gibt dem Besprechen von zwischenmenschlichen Problemen Raum und reduziert das Aufkommen entsprechender Themen in anderen Meetings.

Tipps für die Praxis

Scrum folgt einer klaren Meetingstruktur. Was davon kann man zur Verbesserung der eigenen Besprechungsstruktur mitnehmen – auch wenn man (noch) nicht agil arbeitet?

Für mehr Fokus auf das eigentliche Thema

  • Klare Struktur schaffen: Welches Meeting ist für was da und für was nicht?
  • Regeltermine planen: eine Regelmäßigkeit erhöht die Planbarkeit und erleichtert die Vorbereitung.
  • Besprechungen mit unterschiedlichem Fokus schaffen: in einem steht der Kunde im Fokus, ein anderes ist ein reines Update Meeting. Gibt es eine Besprechung zur Zusammenarbeit, werden Probleme dazu wahrscheinlich in diesem Zeitslot und nicht z.B. im Planungsmeeting angesprochen.

Für effizientere Besprechungen

  • Klares Timelimit im Vorfeld festlegen
  • Inhaltlicher Fokus: es muss nicht alles im Meeting gelöst werden, Themen können angesprochen und in einem separaten Meeting gelöst werden

Für mehr Konsequenz in der Umsetzung von besprochenen Arbeitspaketen

  • Realistische Zeitplanung erstellen: Themen priorisieren und Schritt für Schritt entscheiden, wie viele davon bis zur nächsten Deadline umgesetzt werden können
  • Vor Abschluss des Meetings konkrete Maßnahmen formulieren und Verantwortliche bestimmen
  • Update Meetings in kürzeren Zeitabständen einplanen

Mit dieser Inspiration aus den Scrum Meetings, werden die Beteiligten in Zukunft wahrscheinlich einen höheren Mehrwert aus den Besprechungen mitnehmen und deshalb gerne daran teilnehmen. Es gilt verschiedene Dinge auszuprobieren, zu reflektieren und auch mal anzupassen.
Wünschen Sie sich bei der Gestaltung Ihrer Meetingkultur oder dem Arbeiten mit Scrum Unterstützung? Dann kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular oder rufen Sie direkt an!

[1] timeinvest (2020): Meeting Report 2020, S. 4

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