Evaluierung von ERP-Systemen

Thomas Kalker

Thomas Kalker

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Die Entscheidung für ein neues komplexes Softwaresystem stellt die Unternehmen vor große Herausforderungen. Zum einem gilt es das „richtige System“ für die Prozesse und Anforderungen des Unternehmens zu finden. Zum anderen wird ein verlässlicher und kompetenter Implementierungspartner benötigt, der über das nötige Knowhow aus der Branche des Unternehmens verfügt und mit dem man langfristig, in vielen Fällen mehr als 10 Jahre, zusammenarbeiten kann. Die Veränderungen, die ein solches neues System mit sich bringt, tangieren in vielen Fällen das gesamte Unternehmen. Und letztlich investiert das Unternehmen eine Menge Zeit und Geld in ein solches Projekt.

Umso wichtiger ist es, diesen Auswahlprozess strukturiert und transparent durchzuführen, eine große Akzeptanz bei den Mitarbeiter*innen zu erlangen und eine gute Entscheidungsgrundlage für die Wahl Ihres neuen Softwarepartners und -systems zu schaffen. 

Dies sollte keine Bauchentscheidung sein, sondern auf Basis der von Ihnen im Vorhinein festgelegten Kriterien basieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Kernprozesse Ihres Unternehmens abgebildet werden und der zukünftige Partner den Leistungsumfang und das Budget für das Projekt erfüllen kann.

Evaluation Canvas

Damit unsere Kunden diesen Auswahlprozess strukturiert durchlaufen können, haben wir zusammen mit unserem Partner, der SIS-Consulting aus Österreich, ein Evaluation Canvas entwickelt, das die Projektphasen und die Aktivitäten in der jeweiligen Phase detailliert beschreibt. Anhand dieses Canvas kann die Auswahl dokumentiert und abgearbeitet werden.

Ziele definieren

Machen Sie sich im Vorhinein bewusst, welche Ziele Sie mit den neuen System und Anbieter erreichen wollen. Dies geht weit über „Ich habe das richtige System gefunden“ hinaus. Vielmehr geht es darum, dass Sie strategische Ziele ihres Unternehmens in den Auswahlprozess einfließen lassen. Wo soll Ihr Unternehmen in 5 bis 10 Jahr stehen? Welche Automatisierungs- und Digitalisierungsmaßnahmen wollen Sie erreichen?
Definieren Sie diese Ziele nach den SMART-Kriterien, so können Sie überprüfen, ob diese mit dem neuen System abgebildet werden können bzw. später feststellen, ob sie erreicht wurden.

Legen Sie Ihr Budget für den gesamten Auswahlprozess fest. Dies umfasst ein Zeitbudget im Sinne von „Was soll bzw. muss bis wann erfolgen bzw. abgeschlossen sein?“, und die finanziellen Mittel, die Sie für das neue System benötigen. Unterschätzen Sie nicht Ihren internen Zeitaufwand, den Sie für die Auswahl und die Implementierung des neuen Systems benötigen.

Das Team

Für jedes Projekt benötigen Sie ein Team, dem Sie den notwendigen zeitlichen und Entscheidungsfreiraum einräumen. Definieren Sie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten in Ihrem Team. Und definieren Sie, wie Entscheidungen getroffen werden.

Ihre Prozesse

Wenn Sie einen Weg bestimmen, müssen Sie wissen, wo Sie stehen und wo Sie hinwollen. Dies gilt auch für Ihre Prozesse. Machen Sie eine Ist-Analyse Ihrer heutigen Abläufe. Reden Sie mit allen Beteiligten, fragen Sie diese nach ihren Problemen und nach Verbesserungsvorschlägen. Mit diesem Status quo können Sie ein „Big-Picture“ Ihres heutigen Unternehmens erstellen und damit die Basis für die zukünftigen Prozesse schaffen.
Bei der Gestaltung Ihrer zukünftigen Prozesse sollten Sie den Fokus auf das „Was muss gemacht werden?“ legen, d.h. den Ablauf durch Ihr Unternehmen beschreiben und welche Regularien hierbei zu berücksichtigen sind. Lösen Sie sich von Personen und den Aufgaben, die eine Person durchführt. Entwickeln Sie keine Szenarien, wie ein Prozess abgebildet werden soll – dies ist Aufgaben Ihres Implementierungspartners.

Strukturierte Evaluierung

Wie bei einem Sales-Funnel können Sie einen Evaluierungs-Funnel definieren. Welche Anbieter sollen für eine erste Selektion angeschrieben werden? Bitte beachten Sie den Unterschied zwischen dem Anbieter (dies ist derjenige, der das Projekt mit Ihnen durchführt) und dem System (damit ist die Software, die zum Einsatz kommt, gemeint). So gibt es einerseits Anbieter, die unterschiedliche Softwaresysteme in Ihrem Portfolio haben, andererseits gibt es auch Softwaresysteme, die von unterschiedlichen Anbietern implementiert werden. Es kann durchaus Sinn machen, mehrere Anbieter zu einem System in die Auswahl zu nehmen.

Auf Basis der ersten Rückmeldungen und Informationen von den Anbietern selektieren Sie diejenigen heraus, mit denen Sie in die nächste Runde gehen möchten. Hierfür sollten Sie einheitliche Entscheidungskriterien festlegen. Differenzieren Sie zwischen objektiven, subjektiven und KO-Kriterien.

In Kurzpräsentationen, die auch virtuell erfolgen können, verschaffen Sie sich schließlich einen ersten Eindruck über die Leistungsfähigkeit der einzelnen Anbieter und deren Lösungen. Auch diese gilt es wieder einheitlich zu bewerten. Wählen Sie den oder die Anbieter aus, mit denen Sie im Detail Ihre Prozesse prüfen wollen und bewerten Sie im Anschluss auch diese Detailpräsentationen.

Auf Basis dieser Bewertungen sollten Sie in der Lage sein, eine Entscheidung für Ihr zukünftiges System und Ihren Implementierungspartner treffen zu können.

Rechtliches und Verträge

Sie treffen hier eine langfristige Entscheidung mit einen nicht unerheblichen zeitlichen und finanziellen Aufwand. Holen Sie sich Unterstützung bei der Vertragserstellung und Prüfung. So können Sie sicherstellen, dass Sie einen Vertrag abschließen, der für beide Partner fair ist.

Eine persönliche Anmerkung zum Abschluss

Eine 100-prozentige Sicherheit für die Wahl des richtigen Partners gibt es nicht. Am Ende ist der Gesamteindruck wichtig – beide Parteien müssen zueinander passen und die Entscheidung sollte von allen mitgetragen werden. Dieses Commitment ist eine gute Grundlage für das anschließende Implementierungsprojekt.

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